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  • Mercy Shao

如何提升遠距工作績效?



2020年上半年,遠距工作隨著新冠肺炎疫情擴散而增加。麻省理工學院觀察到,很多企業表示,遠程工作的成效超越他們原先的預期,然而當中多數的主管只在乎工作是否被完成,而並不知道工作是如何被完成,從而失去了提升遠距工作成效的機會。

本篇摘錄麻省理工學院數字經濟倡議研究員–邁克爾·施拉格(Michael Schrage)在2020年7月的演講「增強下一代AI的性能」。演講分為三個部份:

ž 1. 我們如何看待科技在優化人力資本中的作用?

ž 2. 我們如何改善KPI和成效指標?

ž 3. 我們如何利用數據與分析以獲取洞察,從而提高生產力與績效?


AI如何提高遠距工作成效?


本文提到的「AI」是「加強自我反省」(Augmented Introspection) 的縮寫,而自省與組織的意識有關。在遠距分散的工作環境中,施拉格先生建議使用數位科技協助,先促進組「認知上的轉變」,進而採取對應行動。這樣的人機協作實際上已經發生在消費性電子產品上。例如iPhone搭載的自我監控系統和每日回報APP使用時間的統計,這種量化自我行為的服務,能幫助用戶自我檢測並改善個人時間分配。

因此,如果要在遠距分散的工作環境獲得高性能,就必須學會數位測量和提高組織學習能力。數位監控可以透過在現行的工作流程中標記數據,並在關鍵流程上運行演算法測量。但是,人們通過面對面和電話溝通,破壞了數據蒐集流程。實際上,我們能夠查看Slack和防火牆內電子郵件,找出員工之間最常用的通信方式和情緒分析。所有數據都在那裡,以現在的技術,只需要花費很少量的分析處理成本,就能獲得巨大價值的洞察結果。


“人們總是用面對面溝通和講電話糟蹋數據完整性”


「我」知識,是進步的關鍵

在新冠肺炎疫情期間,某間公司用自然語言處理技術生成會議紀錄,作為客戶服務,他們將會議文本全部提供給客戶,以便雙方了解在疫情期間的合作過程。一開始,客戶拿到的是會議通篇的文字檔案,這種檔案真的非常沒有效率。過程中,這間公司統計了最有價值的引用、最常分享的引用、最有用的引用和重複。最終,這間企業為他們的會議文檔服務創造了更高的價值。這個自我認知的過程,到底是減少收益?還是增加價值呢?

一個組織調整成效指標,需要經歷學習、授權和改進。然而傳統管理者會將這些監控技術轉變為合規性和控制性的問題,如此將破壞組織的文化。此外,文化需要通過行動塑造,且不僅是由上而下。員工必須看到領導者提高透明度。在高度人機協作的工作環境下,文化比策略更重要,因此我們需要制定績效管理宣言,並與員工釐清約定和期望。


我們都是機器人

“大多數的企業都處於求生模式,沒有精力自省與改進”

即便大家都知道,加強自我反省是一件明顯有幫助的事情,卻很少組織能做到。因為大多數的組織都處於求生模式,而不是改進模式,因此大多數的組織都只能忙於自己正在做的事情。幸運的是,新的技術能夠在現有工作流程中進行追蹤,幫助組織改善現有流程,且追蹤現有流程不會造成任何損失。例如,社交網路分析可以確認,人們如何將事物結構化,或差距是如何造成。有了這樣的自我認知,就能夠強化特定流程或改善關鍵點。縱使社交網路分析能夠提供洞察和產生影響,提升成效的關鍵仍然是基於組織對學習的興趣。

最後,施拉格先生在結尾中提出一個腦洞清奇的觀點。所有機器人都處於離散遠距工作環境中,而且依賴數據、工具和科技來協作生產。如此,現在的我們,不都是機器人嗎?





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